Networking odgrywa współcześnie coraz większą rolę w funkcjonowaniu wielu firm. To właśnie dzięki różnego rodzaju eventom, ich pracownicy budują pozytywne relacje, zdobywają nową wiedzę, a przedsiębiorstwo pozyskuje kolejnych klientów czy partnerów w biznesie. Jak jednak zorganizować takie spotkanie? Najważniejsze informacje na ten temat zebraliśmy w krótkim poradniku.
Jaką formę może przybrać spotkanie networkingowe?
Jednym z pierwszych etapów w trakcie organizowania spotkania networkingowego, będzie wybór formy, którą ma przybrać wydarzenie. Wśród tych najczęściej wybieranych wymienia się:
- warsztaty,
- konferencje,
- wernisaże,
- śniadania biznesowe.
W każdym przypadku niezwykle istotne będzie jednak osiągnięcie zamierzonego celu. Istotne wsparcie w tym zakresie świadczą z kolei profesjonalne agencje eventowe. Ofertę jednej z nich prześledzisz na stronie cafepr.pl, należącej do Agencji Eventowej Cafe PR, która swoje biuro posiada pod adresem Bohdana Zaleskiego 8/4, 31-525 Kraków. Z firmą skontaktujesz się także telefonicznie pod numerem 602 771 336. Skorzystanie z profesjonalnego wsparcia to szansa na sukces wydarzenia, niezależnie od tego, czy będzie nim pozyskanie nowych partnerów, czy też utrwalenie relacji z obecnymi kontrahentami.
Jak wybrać najlepsze miejsce?
Aby jednak spotkanie networkingowe zakończyło się sukcesem, konieczny jest wybór odpowiedniego miejsca. Musi ono posiadać kilka istotnych cech. To przede wszystkim:
- stworzenie przestrzeni do nawiązywania kontaktów i swobodnej rozmowy,
- możliwość zgromadzenia określonej liczby uczestników,
- odpowiedni komfort, gwarantowany przez wyposażenie obiektu.
Na ogół tego rodzaju wydarzenia organizowane są w centrach lub halach konferencyjnych. To nie przypadek, bowiem takie miejsca są w pełni dostosowane do tego rodzaju spotkań. Jeśli jednak event ma potrwać nieco dłużej, warto wybrać obiekt z dogodnym dojazdem, parkingiem i bazą noclegową, leżący w pobliżu popularnych atrakcji lub miejsc spacerowych, dzięki którym uczestnicy wydarzenia wypełnią wolny czas.
Kiedy organizować event?
Oprócz miejsca niezwykle istotny będzie również wybór odpowiedniego terminu. Wbrew pozorom, to jedna z najtrudniejszych decyzji, jaką przychodzi podjąć organizatorom spotkań networkingowych. To właśnie ich data warunkuje bowiem w znacznej mierze frekwencję, przekładającą się na sukces wydarzenia. W tym kontekście niezwykle istotne będzie więc:
- jej wcześniejsze ustalenie,
- poinformowanie uczestników na kilka tygodni przed wydarzeniem,
- unikanie terminów, w których organizowane są cykliczne imprezy branżowe.
Ustalając termin wydarzenia warto również zrezygnować z długich weekendów, świąt kościelnych i państwowych oraz dni wolnych od pracy. Jak wynika z obserwacji, najbardziej akceptowalnym rozwiązaniem są dni, przypadające w środku tygodnia, zwłaszcza gdy wydarzenia odbywają się w godzinach porannych.
Jak atrakcyjnie wypełnić czas w trakcie eventu?
Organizacja spotkania networkingowego wymaga także ustalenia uzupełniającego programu. Pod tą nazwą kryją się dodatkowe atrakcje, które pozwolą wypełnić wolny czas w konstruktywny sposób. Sporą popularnością w tym zakresie cieszą się współcześnie tzw. strefy. Mogą one przybierać różną formę. To np.:
- kącik kawowy, w którym można na chwilę usiąść, oddając się rozmowie lub odpoczynkowi z kubkiem gorącego napoju,
- strefy tematyczne z różnego rodzaju pokazami czy degustacją regionalnych produktów,
- strefy prezentujące najnowsze osiągnięcia danej branży,
- strefy networkingowe z komfortowymi miejscami, umożliwiającymi swobodne rozmowy.
Wybór stref powinien być dopasowany zarówno do charakteru wydarzenia, jak i potrzeb czy oczekiwań jego uczestników, co pozwoli im atrakcyjnie wypełnić przerwy w głównym programie.
O czym jeszcze pamiętać, organizując spotkanie networkingowe?
Organizując spotkanie networkingowe warto pamiętać także o zapleczu techniczno-organizacyjnym. Składa się na niego przede wszystkim catering, dzięki któremu uczestnicy wydarzenia zaspokoją głód i nabiorą sił do dalszej aktywności. Warto zadbać o to, by podawane posiłki były przygotowywane ze świeżych produktów, a także o ich różnorodność, dzięki której będą one mogły wpisać się w różne gusta i potrzeby kulinarne. Istotnym zagadnieniem w tym aspekcie będzie również obsługa. Jej profesjonalizm i doświadczenie to bowiem gwarancja sprawnego serwisu, rzutującego w znacznej mierze na komfort uczestników eventu, a przez to także na opinie o jego organizatorze.
Czy warto zadbać o dodatkowe atrakcje?
Oczywiście, że tak! Dodatkowe atrakcje to swoisty ukłon w stronę osób, które zdecydowały się na uczestnictwo w spotkaniu. Tutaj ponownie warto jednak wziąć pod uwagę jego charakter. Niekiedy idealnym rozwiązaniem będzie bowiem występ gwiazdy, innym razem zdecydowanie lepiej sprawdzi się pokaz barmański czy mobilne studio z fotobudką 360°. Każda z dodatkowych atrakcji buduje sukces przedsięwzięcia, dodając wydarzeniu prestiżu i sprawiając, że jego uczestnicy wspominają go z entuzjazmem.
